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上海体育学院合同管理办法
时间:2015-12-08  

上体院院字[2017]30号

上海体育学院合同管理办法

第一章总则

第一条(目的依据)为进一步规范学院各类合同的订立、履行和管理,提高合同管理效率,防范合同风险,维护学院的合法权益,根据《中华人民共和国合同法》等法律、法规,结合学院实际,特修订本办法。

第二条(合同定义)本办法所称合同,是指学院作为合同一方,与其他自然人、法人或其他组织之间为明确双方的权利义务关系所订立的书面协议,包括合同、协议、合作备忘录、确认书、责任书等。

第三条(管理原则)合同管理实行统一指导、分级负责、归口管理的制度。合同的签订和履行必须遵守国家法律、法规及其他规范性文件,坚持平等互利、协商一致、诚实守信的原则,学院任何部门(单位)、系(院)和个人不得利用合同损害国家利益、社会公共利益和学院利益,不得为任何单位和个人谋取私利。

第二章合同分类与归口管理

第四条(适用范围)本办法管理和规范的合同分类如下:

(一)经济类合同:是指学院在对外从事经济活动中签订的、以资金给付为主体内容的各类合同,主要包括:采购合同;基建、修缮合同;资产租赁合同;技术(咨询、开发、转让、服务)合同;借款合同;贷款合同;捐赠合同;赞助合同;校企合作合同等。

(二)非经济类合同:是指学院对外签署的以人事、教学实践、科学研究、竞赛训练、合作交流等为主体内容的各类合同,主要包括:劳动聘用合同;劳务派遣合同;人才引进合同;境外、境内合作办学合同;教学实践、训练竞赛保障合同;交流和会议相关合同等。

第五条(管理部门划分)学院的合同管理部门分为主管部门、监管部门、归口部门和承办部门。

第六条(主管部门)学院办公室是学院合同的主管部门负责统筹协调全院合同管理工作;受理申报手续;对申报的合同进行编号管理及存档备案;负责将合同文本及相关材料流转有关部门(单位)审核、会签,并按照审批权限报院领导审阅、签批;处理院长(法人)授权;管理和使用学院公章、法人章、法人代表章、合同专用章等。

第七条(监管部门)财务处、审计处是学院合同的监管部门,负责合同的审核与监督,其分别履行以下职责:

(一)财务处负责审核合同所涉资金来源以及支出内容是否与预算相符、收入是否违背收费管理制度。

(二)审计处负责监督合同在签订过程中是否遵守相关规定,对合同条款的合理性进行审核,对相应风险进行提示,并督导承办部门对合同条款进行修订、完善。

第八条(归口部门)归口部门是根据各自职责和所分管业务范畴对各类合同进行归口管理的职能部门。合同由归口部门直接承办的,该合同的承办部门即归口部门。学院根据业务归口,分别授权以下职能部门对合同的签订和履行进行归口管理:

(一)人事处负责人事合同的管理,包括人事代理合同、劳务派遣合同、劳动聘用合同、人才引进合同等;

(二)科研处负责科研合同的管理,包括技术服务、开发、转移、咨询合同、出版合同以及其他知识产权相关的合同等;

(三)国际交流处负责境外合作交流合同的管理,包括合作办学合同、联合(委托)培养合同、战略合作合同以及相关备忘录等;

(四)对外协作办公室负责捐赠、赞助等合同的管理;

(五)信息中心负责信息化建设(软件、硬件、服务等)等相关合同的管理;

(六)后勤管理处负责采购合同(含政府采购网站生成的电子合同及其补充合同)、基建、修缮等工程项目相关合同以及安全生产、节能环保、后勤保障、校园公共卫生等相关合同的管理;

(七)资产管理处负责固定资产、库存物资(计划、取得、保护、处置)等合同、招标投标相关合同的管理,同时,负责学院资产经营管理公司及其子公司等校办企业的投资、资产的保值和升值等合同的管理;并指导督促资产使用单位负责相应合同的管理;

(八)教务处、学工部、研究生处、研工部负责教学实践等相关合同的管理;

(九)保卫处负责校园公共场所的治安秩序、消防、安防、技防等相关合同的管理;

(十)图书馆负责图书、期刊、数据库采购等相关合同的管理;

(十一)继续教育学院(成人教育培训中心):负责成人高等教育、继续教育和各类非学历培训相关合同的管理;

(十二)学院办公室负责除上述第(一)到第(十)项外的合作合同、共建合同以及其他重大战略发展合同的管理。

各归口部门负责人为合同管理责任人,并确定专人为合同管理人员。归口部门的职责是:

(一)审核合同相对方的真实情况,根据需要组织并参与合同的谈判等具体事务;

(二)审查承办部门提交的合同审批材料,对合同进行审核或审批;

(三)监督合同的履行;

(四)合同由归口部门直接承办的,归口部门同时按照第十条规定履行职责。

第九条(归口冲突处理)合同内容涉及两个或两个以上归口部门的,根据合同性质或主要条款确定归口部门;不能确定的,由所涉归口部门协商解决;经协商不能解决,由学院办公室和合同分管院领导确定归口部门。

第十条(承办部门)承办部门是对外发生业务往来并需要签订合同文件的各部门(单位)、各系(院)。承办部门对外签订合同的,应按照第八条的分类向归口部门提出申请。

各承办部门负责人为合同管理负责人,并确定专人为合同管理人员。承办部门的职责是:

(一)调查合同相对方的真实情况;

(二)拟订合同文本或审核合同相对方拟定的合同文本;

(三)参与合同的谈判等具体事务;

(四)向归口部门提供合同审批所需的材料;

(五)向主管部门提供合同存档备案所需的材料;

(六)履行合同,并监督合同相对方的履行。

第三章合同的签订与履行

第十一条(签订合同权限)院长是学院的法定代表人,任何以学院为权利义务主体的合同必须由院长(法人)签署,或者根据学院实际情况由院长以附件《上海体育学院合同法人授权书》的形式授权其他院领导签署。经授权的委托代理人签订合同时不得超越和滥用代理权。未经审批或授权,学院任何部门(单位)、系(院)及个人不得以学院的名义对外签订任何合同。

第十二条(事前调查)承办部门在起草合同前,应对合同相对方的资质和履约能力进行调查,在对合作事项的可行性和合法性进行必要考察及验证后,方可开展合同文本起草工作。

第十三条(资信材料)承办部门在合同签订前,应当要求合同相对方出具相应的法人登记证书、经营许可证书、授权委托书、资产负债表、银行资信证明等能够证明其身份、资信的有关证照、文件的原件。除授权委托书应留存原件,前述其他文件应当留存与原件核对无误的复印件。

第十四条(合同内容)合同一般应包括以下内容:合同各方名称(姓名)和住所;标的;数量;质量;价款或者报酬(含收、付款方式);合同各方的权利和义务;履行期限、地点和方式;合同的解除或者终止条件;违约责任;解决争议的方法;合同签署时间和地点,以及其他合同必须具备或者合同各方共同认为必须明确的条款等。

第十五条(合同文本)合同文本由承办部门起草的,承办部门应按照合同示范文本起草合同,包括但不限于国家规定的标准合同文本、行业示范文本等其他示范性文本等。法律法规规定必须采用标准合同文本的,应采用标准合同文本。合同文本由合同相对方起草的,承办部门应事先审核合同文本。

第十六条(合同审核材料)承办部门向归口部门提交合同审核或审批时,应当提交下文件(包括但不限于):

(一)合同相对方的主体、经营资质和履约能力的证明文件;

(二)合同文本(外语合同须提供中文译本)及其他必要文件;

(三)《上海体育学院合同审批表》(包括经济类和非经济类);

(四)合同可行性及风险的论证或说明(如有必要时);

(五)比价的项目须提供比较材料,包括询价函和询价回复函;未进行比价的项目须附情况说明;

(六)进行招投标的项目须提供招标文件、投标文件和中标文件。

(七)经费来源的项目预算批复或内部请示批复。

合同主管部门、监管部门和各归口部门可以根据实际情况要求承办部门提供其他必要文件。

第十七条(归口部门审核)归口部门应对合同的必要性、可行性、合理性以及立项情况、合同内容、合同条款等进行审核。合同内容涉及多个部门(单位)的,须经各相关部门(单位)会签。

第十八条(法律顾问审核)学院聘请的法律顾问负责审核30万以上的经济类合同以及学校认为确有必要进行审核的非经济类合同是否符合国家法律、法规及其他规范性文件,是否符合学院相关制度、规定,并为合同审批、签订提供咨询意见。

第十九条(合同申报流程)学院对外签署合同的基本流程如下:承办部门负责向归口部门提出申请,并提交审批材料;归口部门负责受理审核合同申请、并交由学院办公室批转意见和流转;合同经财务处、审计处审核后,按照本办法第二十条规定由相关院领导进行审核、签批;学院办公室负责处理院长授权,并对合同进行盖章,同时将审批结果、正式合同复印件反馈给各归口部门,以便跟踪和监督合同履行。具体流程按照本办法附件1《上海体育学院合同审查审批流程图》办理。

第二十条(审批权限)根据合同的不同内容,其审批权限分别为:

(一)经济类合同根据标的的金额进行审批,其中标的金额按照单笔或相同标的的总金额计算:

1. 标的金额在10万以下的,由分管院领导审核,院长(法人)授权;

2. 标的金额在10万以上(含10万)30万以下的,由分管院领导和分管合同的院领导审核,院长(法人)授权;

3. 标的金额在30万(含30万)以上的,由分管院领导、分管合同的院领导审核,应附项目预算批复、相关工作领导小组专题论证会议纪要或院长办公会审议批复,报院长(法人)签批。

(二)非经济类合同经归口部门负责人审核,由院长授权分管院领导审批;非经济类合同凡涉及“三重一大”事项、人才引进、校际合作、与国家或地方政府机构、事业单位的共建合同以及其他重大战略发展合同等,应由分管院领导审核和相关工作领导小组专题论证,提交院长办公会审定后,报院长(法人)签批。

第二十一条(合同黑名单制度)学院设立合同黑名单制度。学院及各级部门(单位)在对外签署合同的过程中,若合同相对方因存在违反国家法律法规、相关规范性文件以及学院相关管理制度和规章已经被列入合同黑名单或者应被列入黑名单的情形,各部门(单位)应及时终止合同的签订并将相关情况报告给主管部门和监管部门。学院及各部门(单位)不得与被列入合同黑名单的个人、法人及其他组织签订任何合同。

第二十二条(合同签订的终止)合同在审批过程中,因合同相对方或其他非学院的原因导致合同无法签订的,承办部门应及时向合同主管部门及审批中的监管、归口部门、分管院领导报告具体情况,并提交承办部门、归口部门负责人签字确认的书面情况说明,以便备案处理。

第二十三条(合同履行监督)合同一经签订,承办部门应对合同履行情况进行动态监督,加强对合同履行过程中各个环节(包括交货、验收及结算等)的跟踪管理,保质、保量、按期完成合同约定事项。归口部门应跟踪合同的履行情况,监督承办部门和合同相对方履行合同义务。相关部门应给予配合,确保合同得到全面履行。

第二十四条(合同违约报告)合同履行过程中合同相对方出现预期违约或违约情形的,承办部门应及时向归口部门和分管院领导汇报,采取必要措施将可能产生的损失降至最低。

第二十五条(合同的变更和解除)合同在履行过程中确需变更或解除的,应由双方协商一致后,签订变更或解除合同的书面协议。变更或解除合同,应说明变更或解除的理由、变更或解除的条款及事项、履行期限、与原合同的关系等并建立相应书面材料,并按前述合同签订流程进行审核、审批后签订。

第四章合同纠纷处理及责任

第二十六条(合同纠纷)合同履行出现法律纠纷时,承办部门和归口部门应及时向分管院领导汇报,会同监察(审计)处、财务处、法律顾问组成法律纠纷处理小组,依法维护学院合法权益,并将处理结果报分管院领导。

第二十七条(合同签订和履行的追责)任何部门(单位)、系(院)及学院下属法人或其他组织、个人签订及履行合同过程中,因失职或渎职给学院造成损失的,学院依据有关规定追究相关部门的主要负责人和直接责任人员的责任。

第二十八条(违规责任)任何部门(单位)和个人系(院)及学院下属法人或其他组织、个人有下列情形之一的,学院将视情节轻重,追究当事人党纪政纪责任;给学院造成经济损失的,追究其民事责任;构成犯罪的,移交司法机关处理:

(一)未经授权,越权或滥用委托代理权擅自对外签订合同的;

(二)与合同相对方串通,损害学院利益的;

(三)利用合同谋取私利或从事其他违法行为的;

(四)未及时处理合同纠纷或擅自放弃权利,导致学院利益受损的;

(五)有其他违反法律法规和学院规章、纪律的行为,在合同签订、履行过程中损害学院利益的。

第五章合同用章与保管备案

第二十九条(合同专用章)“上海体育学院合同专用章”由学院办公室管理。签订合同原则上使用合同专用章,若需签约双方对等,也可使用学院公章、法人章、法人代表章,其他印章一律不得替代使用。

第三十条(合同盖章程序)合同需要加盖合同专用章或学院公章、法人章、法人代表章的,承办部门一律凭审批完毕的《上海体育学院合同审批表》并附已经签署的合同文本,至学院办公室盖章。

第三十一条(合同电子章效力)通过上海市政府采购网采购各类货物或服务,合同由政府采购平台自动确认并生成“上海体育学院”电子印章。通过前述方法获得的电子印章合同只能作为合同附件,不能作为合同文本提交审核,合同双方必须另行签署纸质合同提交学院审核、审批。

第三十二条(合同备案与存档)合同主管部门应按照本办法附件2《上海体育学院合同审批表》,对合同的名称、编号、归口类别、签署主体、签署时间、主要内容、价款、审批流程和合同原件、法人授权书等进行备案,并对存档的合同和相关材料进行整理、编目,制作年度合同办理情况汇总表,按期按要求存档,以备查询。合同保存期限不应少于5年,经学院认定的重大合同不应少于10年。

第三十三条(合同存档材料)合同承办部门应当向合同主管部门提供合同和相关材料进行存档,一般包括以下内容:

(一)合同(含所有附件)的原件;

(二)与合同相对方达成的补充协议的复印件,以及在订立合同过程中形成的会议纪要、电话记录、书面签证、往来信函和文书、电话记录、电子邮件等;

(三)合同相对方主体资格证明文件的复印件;

(四)合同的审批文件原件

(五)重大合同的履行记录及索赔报告等文件的复印件;

(六)院长授权委托书原件;

(七)合同主管部门认为其它需要存档的材料。

第三十四条(合同保密)无论合同是否成立,合同知情人未经授权不得披露或者不正当地使用缔约过程中的秘密和合同权利义务。

第六章附则

第三十五条(独立法人资格部门的适用)学院具有独立法人资格的部门(单位)参照本规定管理合同事务。

第三十六条(基建类合同的适用)基建类合同审批按相关上位文件和学院基建修工作管理办法执行。

第三十七条(本办法的解释)本办法由学院办公室、财务处、审计处负责解释。

第三十八条(实施时间)本办法经院长办公会审议通过,自2017年9月1日起施行,原《上海体育学院合同管理办法(试行)》(上体院院字〔2009〕38号)同时废止。

2017年419日

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